Süresi dolan belge nasıl yenilenir
Bitişi yaklaşan ya da süresi dolan belgenin yenisini yeni sürüm olarak yüklersin; eski sürüm arşivde kalır. Hatırlatmalar kendiliğinden gelir, senin takip etmen gerekmez.
Gerekenler: Belgeler yetkisi.
Uyarıyı gör
Belgenin bitişi yaklaşınca belge yetkisi olanlara bildirim ve e-posta gelir. Belgeler sayfasında "… belgenin süresi doldu ya da bitmek üzere" uyarısı ve listede "Bitiyor" ya da "Süresi doldu" rozeti görünür.
Belgeyi aç
Listede belgenin adına bas ya da zorunlu belgeler şeridindeki "Yenile"ye bas. Belge sayfasında önizleme, bilgiler ve "Sürümler" listesi vardır; PDF'te "PDF'i aç" bağlantısı çıkar.
Yeni sürümü yükle
"Yeni sürüm yükle" bölümünden yenilenen belgeyi seç, "Veriliş" ve "Bitiş" tarihlerini gir ya da boş bırak (belgeden okunur) ve "Yeni sürümü yükle"ye bas. Eski sürüm "Sürümler" listesinde kalır.
Bilgileri düzelt
Başlık, veriliş, bitiş ya da not yanlışsa alanları düzeltip "Kaydet"e bas. Bitiş tarihi değişince hatırlatmalar yeni tarihe göre sıfırlanır.
Yanlış yüklemeyi sil
Yanlış dosya yüklediysen "Bu sürümü sil (önceki güncel olur)"a bas; önceki sürüm yeniden güncel olur. Tek sürümlü belgede düğme "Belgeyi sil" yazar.
İpuçları
- Hatırlatma günleri türe göre değişir: sağlık raporu, sigorta ve yangın raporunda bitişe 30, 7 ve 1 gün kala; kira sözleşmesinde 60 ve 30 gün kala. Bitiş gününde de bir kez bildirilir.
- Personelin kendi belgesiyse hatırlatma personelin kendisine de gider.
- "Bu türde bitiş tarihi zorunlu" uyarısı görürsen bitiş tarihini gir; yoksa hatırlatma çalışmaz.
Sık sorulanlar
Eski sürümü görebilir miyim?
Evet. "Sürümler" listesinde eski sürümün yanındaki "Göster"e bas; eski sürümde "Bu eski bir sürüm" uyarısı çıkar ve düzenleme yapılamaz.